Umenie delegovať: Kedy prestať robiť všetko sám a začať riadiť

Poznáte to? Vstávate s pocitom, že máte v hlave milión úloh, ktoré musíte vyriešiť len vy. Celý deň hasíte požiare, odpovedáte na maily a v noci unavení zaspávate s vedomím, že ste sa nepohli ani o milimeter k vašim strategickým cieľom. Vitajte v pasci majiteľa, ktorý nevie delegovať. V Rastovom Jadre je práve neschopnosť delegovať najväčšou brzdou firiem, ktoré už dosiahli určitú úroveň úspechu, ale nevedia ju prekonať bez rizika vyhorenia svojho zakladateľa.

Delegovanie nie je o tom, že prácu, ktorú nechcete robiť, "hodíte" na niekoho iného. Je to strategický nástroj riadenia, ktorý oslobodzuje váš čas pre to najdôležitejšie: víziu, stratégiu a budovanie tímu. Ak chcete, aby vaša firma rástla, musíte sa zmieriť s tým, že už nie ste najlepší expert na všetko, ale najlepší líder pre všetkých.

Prečo sa delegovaniu tak urputne bránime?

Najčastejšou bariérou je veta: "Nikto to neurobí tak dobre (alebo tak rýchlo) ako ja." A viete čo? Pravdepodobne máte pravdu. Na začiatku to tak naozaj bude. Ale je to krátkozraký pohľad. Kým budete robiť všetko sami, budujete si prácu, nie firmu. Ak vás zrazí autobus alebo ochoriete na dva týždne, čo sa stane s vaším biznisom? Ak je odpoveď "skončí", nie ste podnikateľ, ale otrok vlastného nápadu.

Ďalším dôvodom je strach zo straty kontroly. Máte pocit, že ak nebudete v každej konverzácii s klientom, utrpí kvalita. V skutočnosti utrpí kvalita práve preto, že ste všade a nikde poriadne. Delegovanie si vyžaduje odvahu prijať fakt, že veci možno nebudú urobené presne tak, ako by ste ich urobili vy, ale budú urobené – a to je pre rast kľúčové.

Metóda 3T pre úspešné odovzdanie kompetencií

V Rastovom Jadre učíme našich klientov metodológiu 3T (Task, Tool, Trust), ktorá zabezpečuje hladký prechod zodpovednosti bez chaosu.

• T
  Task (Úloha): Jasne definujte, čo je výsledkom úlohy. Nie to, ako to má človek urobiť, ale aký má byť cieľ. Spíšte checklisty. Ak niečo robíte opakovane, musí k tomu existovať písomný manuál.
• T
  Tool (Nástroj): Dajte ľuďom všetko, čo potrebujú. Prístupy do systémov, budget na reklamu, jasnú právomoc rozhodnúť o menších problémoch bez vášho súhlasu. Bez nástrojov je delegovanie len prenášaním frustrácie.
• T
  Trust (Dôvera): Toto je najťažšia časť. Nechajte ich urobiť chybu. Nekontrolujte im každý e-mail. Nastavte si pravidelné statusy raz týždenne, kde preberiete výsledky, nie proces. Ak budete nad nimi stáť každý deň, delegovanie pre vás nie je efektívne – stále ten čas míňate kontrolou.

Kedy je ten správny čas začať?

Odpoveď je: včera. Ale ak hľadáte racionálny ukazovateľ, začnite vtedy, keď vás operatíva stojí viac ako 4 hodiny denne. Váš čas má obrovskú cenu. Ak ho trávite vystavovaním faktúr alebo odpisovaním na jednoduché technické otázky, prerábate peniaze. Delegujte najprv úlohy, ktoré sú rutinné a nízko rizikové.

V druhej fáze delegujte oblasti, v ktorých nie ste expert. Ak ste skvelý obchodník, ale trápite sa s účtovníctvom, najať si profesionálnu firmu alebo človeka vám nielen vráti čas, ale pravdepodobne aj zachráni peniaze, ktoré by ste stratili kvôli chybám.

Slovo na záver

Delegovanie nie je známka slabosti alebo lenivosti. Je to prejav zrelosti lídra. Všetky veľké slovenské firmy, ktorým sme v Rastovom Jadre pomáhali s auditom, prešli týmto bolestivým, ale oslobodzujúcim procesom. Z firiem riadených jedným hrdinom sa stali tímy riadené systémom. A to je jediný spôsob, ako prežiť na trhu dlhodobo a v zdraví.

Cítite, že vás operatíva pohlcuje? Príďte k nám na kávu a pozrime sa spoločne na to, ako nastaviť procesy tak, aby ste znova mali čas na to, prečo ste do podnikania vôbec vstupovali – na tvorenie a radosť z úspechu.

Ing. Marek Holub

Skúsený poradca v oblasti procesného riadenia. Pomáha majiteľom firiem vrátiť sa od operatívy späť ku kormidlu ich vlastnej vízie.

L F